Die eigene Produktivität ist einer der wichtigsten Faktoren für den Erfolg als Führungskraft.
Als Führungskräfte befinden wir uns normalerweise in zahlreichen Meetings, an denen wir teilnehmen müssen. Nebenher oder zwischen den Meetings bearbeiten wir E-Mails oder führen Telefonate. Und trotzdem kann es manchmal sein, dass wir das Gefühl haben, nicht ausreichend Zeit für Führung zu haben.
Verlagern wir das Arbeiten dann auch noch ins eigene Zuhause, also ins Home Office, lauern dort meist noch zusätzliche Dinge, die unserer Aufmerksamkeit bedürfen, wie beispielsweise eine piepende Waschmaschine, der leere Kühlschrank oder der eigene knurrende Magen. Denn eine Kantine haben wir zu Hause ja leider auch nicht, die uns mit abwechslungsreichem Essen versorgt. Und ehe wir es uns versehen, ist der Tag vorbei und wir haben das Gefühl, nichts geschafft zu haben.
Üblicherweise versuchen wir dem Ganzen mit verschiedenen Zeitmanagementansätzen zu begegnen, um noch mehr in der gleichen Zeit zu erledigen. Oft sieht das dann so aus, dass wir Tag für Tag die absolut dringenden Aufgaben erledigen und unsere To-do-Liste entsprechend priorisieren.
Aber sind diese dringenden Tätigkeiten auch wirklich wichtig? Und tragen sie auch nachweislich dazu bei, unsere Ziele zu erreichen?
Was ist eigentlich Produktivtiät?
Bei Produktivität geht es nicht darum, möglichst vieles in möglichst kurzer Zeit zu erledigen. Das wäre Effizienz. Es geht vielmehr darum, die richtigen Dingen möglichst gut und schnell zu erledigen.
Das bedeutet, dass wir zwei grundlegende Schritte gehen müssen:
- Erkennen der richtigen Dinge.
- Die richtigen Dinge tun.
Für den ersten Schritt will ich dir gerne die 4 Quadranten aus dem Buch „Der Weg zum Wesentlichen“ von Stephen R. Covey vorstellen. Dieser Ansatz hat für mich sehr viel verändert und ich will ihn dir daher auf keinen Fall vorenthalten.
Wie auch bei der Eisenhower-Methode gibt es bei Covey vier Quadranten, die sich aus einer Matrix von Wichtigkeit und Dringlichkeit ergeben.
Quadrant I
Im Quadranten eins geht es um die wirklich notwendigen Dinge. Das sind Dinge, die keinerlei Aufschub dulden, wie beispielsweise Krisen, dringliche Probleme, Projekte mit anstehendem Abgabetermin, gesundheitliche Notfälle, ein weinendes Kind trösten, mit einem verärgerten Kunden oder Chef sprechen, Konflikte mit oder zwischen MitarbeiterInnen lösen oder Ähnliches. Ignorieren wir diesen Quadranten, werden wir über kurz oder lang unter einem Berg von Pflichten begraben. Nicht selten ist es so, dass viele Dinge durch Zaudern und Nicht-Entscheiden (in Quadrant II) überhaupt erst dringend werden.
Quadrant II
Im Quadranten zwei geht es um „Qualität“bzw.. Tätigkeiten, die in diesen Quadranten fallen sind:
- Erholung (Pausen, Schlaf, Bewegung, usw.)
- langfristige Planungen
- Vorbeugen absehbarer Probleme
- Fördern von Selbstverantwortung anderer
- Erweitern unseres Horizonts
- Vor- und Nachbereitung von Meetings, Präsentationen etc.
- Engagement für tiefe und echte Beziehungen.
Ignorieren wir diesen Quadranten, führt das zu Stress, Erschöpfung und sogar zu tiefen Lebenskrisen.
Quadrant III
Den dritten Quadranten charakterisieren Tätigkeiten, die eine Illusion von Wichtigkeit erzeugen. Darunter fallen hautsächlich Tätigkeiten, die für andere wichtig sind und nicht unbedingt für dich, das sind manche Besprechungen, Anrufe, E-Mails und Zufallsbesuche. Diese Tätigkeiten solltest du weitestgehend vermeiden oder sie bündeln und nur zu bestimmten Zeiten erledigen, z. B. Telefonate führen oder E-Mails beantworten.
Quadrant IV
Der Quadrant vier ist der Quadrant der Verschwendung. Hierunter fallen Tätigkeiten und Ablenkungen wie geistlose Fernsehsendungen ansehen, durch deinen Facebook oder Instagram Feed scrollen, ohne zu interagieren, also angenehme Tätigkeiten von wenig Nutzen und Wert. Diese Tätigkeiten solltest du auf ein Minimum begrenzen.
Bei Produktivität geht es vereinfacht gesagt darum, sich möglichst viel in Quadrant II aufzuhalten und dafür zu sorgen, dass möglichst wenig in Quadrant I landet.
In 5 Schritten zu mehr Produktivität
Schritt 1: Verschaffe dir einen Überblick.
Zunächst einmal ist es hilfreich, sich einen Überblick zu verschaffen, was du die ganze Zeit tust, tun solltest oder tun willst. Sammle sämtliche Tätigkeiten, die du über den Tag/die Woche/den Monat verteilt ausführst bzw. ausführen willst. Im Grunde ist es eine To-do-Liste, die nicht nur einmalige Tätigkeiten für Projekte o. Ä., sondern auch „Routine“-Tätigkeiten enthält. Unter Routine-Tätigkeiten verstehe ich diverse Tätigkeiten im Haushalt, E-Mails beantworten, Telefonate führen, Buchhaltung machen (Systemeingaben vornehmen, Rechnungen bezahlen, Genehmigungsvorgänge ausführen, etc.), die sich täglich, wöchentlich oder monatlich wiederholen.
Schritt 2: Überprüfe die Wichtigkeit der Tätigkeiten
Wenn du dir einen Überblick über alle Tätigkeiten, die bei dir anfallen verschafft hast, geht es darum, herauszufinden, welche deiner Tätigkeiten in den Quadranten II gehören. Dient das, was du tust dazu,
- dass du deine körperliche und geistige Leistungsfähigkeit sicherstellst?
- dass du dir und deinen Mitarbeitern Orientierung für die Zukunft verschaffst
- dass du dich und andere weiter entwickelt?
- dass du effektiv kommunizierst?
- dass du in tragfähige Beziehungen investierst?
Schritt 3: Definiere deinen Rahmen.
Mit den Erkenntnissen aus Schritt 2 gehen wir nur daran, einen Rahmen zu gestalten. Was sind feste und wichtige Ereignisse am Tag und in der Woche? Das können Mahlzeiten sein, Pausen und andere regelmäßige Termin wie Meetings mit deinen Mitarbeitern oder deinem Chef. Ich habe mir dafür eine Wochenübersicht erstellt, in die ich mir meine fixen Ereignisse eintrage. Das sollten in der ersten Linie Tätigkeiten sein, die in den Quadranten zwei gehören. Ich plane mir dabei auch immer größere Zeitfenster ein, in denen ich mir bewusst Zeit für die „Arbeit an Quadrant II“ nehme.
Schritt 4: Bündele gleiche oder ähnliche kleine Tätigkeiten
Meist ist es so, dass wir E-Mails beantworten, wenn wir gerade „Zeit“ haben und solange wir „Zeit“ haben. Gleiches gilt für Telefonate oder das Ausräumen der Spülmaschine. Werden wir dabei unterbrochen, bleiben diese Tätigkeiten gerne unerledigt liegen und wir haben das Gefühl, nie fertig zu werden. Wenn wir die Dinge erst dann erledigen, wenn es nötig wird (sich das Schmutzgeschirr auf der Spüle stapelt oder so), halten wir uns entweder im Quadranten III oder I auf. Und das gilt es zu vermeiden.
Ich habe gute Erfahrungen gemacht, Tätigkeiten wie E-Mails und Telefonate zu einer bestimmten Zeit am Tag zu erledigen und habe mir dafür Zeitfenster definiert. Zusätzlich habe ich eine Haushaltsroutine entwickelt, die ich täglich 2 x 25 Minuten abarbeite.
Schritt 5: Plane deine zu erledigenden Tätigkeiten.
Eine reine To-do-Liste zu haben ist leider nur die halbe Miete. Mindestens genauso wichtig ist es, sich für diese Tätigkeiten einen Zeitrahmen vorzunehmen und diesen in den Kalender, die Tages- oder Wochenübersicht einzutragen. Verplane nur ca. 60 % deiner dir zur Verfügung stehenden Zeit, damit du ausreichend Zeit zur Verfügung hast, um auf Unvorhergesehenes zu reagieren.
Schritt 6: Nutze Produktivitätstechniken
Es gibt verschiedene Produktivitätstechniken. Ich persönlich habe sehr gute Erfahrungen mit der Pomodoro-Methode gemacht.
Die Pomodoro-Technik ist eine einfache Methode, um fokussierter durch den Tag zu gehen. Ich nutze diese Technik gerne für meine längeren Arbeitsblöcke. Sie unterstützt mich dabei, konzentriert an einem Thema zu arbeiten und mich nicht von E-Mails o. Ä. ablenken zu lassen.
Bei dieser Methode wird in einer zeitlich begrenzten Phase konzentriert an einem Thema gearbeitet und alle Ablenkungen sowie Multitasking weitestgehend eliminiert. Die Zeit wird mit einem Timer am Handy oder am Rechner gestoppt. Anschließend wird pausiert.
Die Arbeitsphasen sind in der Regel 25 Minuten lang und anschließend gibt es 5 Minuten Pause. Natürlich lassen sich die Arbeitsphasen beliebig verlängern oder verkürzen.
Nach spätestens 4 Arbeitsphasen ist eine längere Pause ratsam.
Für mich funktionieren die 25-Minuten-Blöcke wunderbar. Es ist verblüffend, wie viel man in 25 Minuten konzentriert arbeiten schaffen kann.
Eine gute Chefin kommt als erste und geht als letzte…
… ist für mich einer der überholtesten und irreführendsten Sprüche im Zusammenhang mit Führung, den ich kenne. Viel und lange Arbeiten hat nichts mit guter Führung zu tun. Im Gegenteil, es ist m. E. schlimmer, fleißig für die falschen Ziele zu sein als faul für die richtigen.
Zudem sind wir als Führungskräfte Vorbild für unsere Mitarbeiter. Arbeiten wir von morgens bis abends, werden sich unsere Mitarbeiter an uns orientieren und es uns gleichtun, weil sie glauben, wir erwarten es auch von ihnen.
Es ist natürlich nichts dagegen einzuwenden, wenn jemand gerne viel arbeitet, solange es ihm oder ihr Freude bereitet. Wir müssen jedoch sowohl bei uns selbst als auch bei unseren Mitarbeitern regelmäßig überprüfen, ob dieses Engagement unser Unternehmen tatsächlich voranbringt oder nicht.
Halten wir noch einmal das Wesentliche aus diesem Artikel fest: bevor wir anfangen zu arbeiten, müssen wir uns klarmachen, was wichtig und wesentlich ist und uns darauf fokussieren. Natürlich gibt es immer Unvorhergesehenes, das wir bewältigen müssen. Und dann gibt es noch Ablenkungen und Zeitverschwendung, die wir begrenzen und vermeiden müssen, wenn wir wirklich produktiv sein wollen.
Produktivität ist ortsunabhängig. Natürlich haben wir im Home Office andere Bedingungen als beispielsweise am Arbeitsplatz. Verschaffe ich mir jedoch einen Überblick, wann ich wirklich arbeiten will, und bin mir im Klaren darüber, was ich tun will und muss, ist es nahezu egal, von wo aus ich arbeite.
Ich hoffe, ich konnte dir mit meinem Artikel helfen, die Bedeutung von Produktivität klarer zu machen und dir erste Impulse geben, wie du produktiver werden kannst. Trage dich in meinen E-Mail-Verteiler ein und hol dir weitere Tipps, wie du dich als Führungskraft weiterentwickeln kannst.
